Samochód jest jednym z najczęściej wykorzystywanych środków trwałych w firmach, zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Prawidłowe rozliczenie samochodu w firmie może przynieść korzyści podatkowe, dlatego warto wiedzieć, jakie zasady obowiązują w tym zakresie. W tym artykule omówimy, jak rozliczyć samochód w firmie, jakie są dostępne formy użytkowania i jakie koszty można odliczyć.
1. Formy użytkowania samochodu w firmie
Przed rozliczeniem samochodu w firmie należy zdecydować, w jaki sposób będzie on użytkowany. Istnieje kilka możliwości:
a. Samochód firmowy
Samochód zarejestrowany na firmę, który jest środkiem trwałym przedsiębiorstwa. Może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych lub do celów mieszanych (służbowo-prywatnych).
b. Samochód prywatny wykorzystywany w działalności
Samochód należący do przedsiębiorcy lub pracownika, który jest używany sporadycznie do celów służbowych. Rozliczanie tego typu pojazdu odbywa się na zasadzie zwrotu kosztów eksploatacyjnych lub ryczałtu.
c. Leasing samochodu
Samochód leasingowany przez firmę. W przypadku leasingu, przedsiębiorca nie jest właścicielem samochodu, ale korzysta z niego na podstawie umowy leasingowej, która może być operacyjna lub finansowa.
2. Odliczenie VAT od samochodu firmowego
W przypadku samochodów firmowych przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. To, jaka część VAT-u może być odliczona, zależy od sposobu użytkowania samochodu.
a. Samochód używany wyłącznie do celów firmowych
Jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko do celów służbowych, przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem (np. paliwo, naprawy, serwis). Wymaga to jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz spełnienia wymogów formalnych dotyczących wyłącznie firmowego użytkowania pojazdu.
b. Samochód używany do celów mieszanych
Jeżeli samochód jest używany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT od kosztów związanych z jego zakupem i eksploatacją. Nie jest wtedy konieczne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
3. Amortyzacja samochodu firmowego
Samochód w firmie, który jest środkiem trwałym, podlega amortyzacji. Wartość samochodu jest stopniowo zaliczana do kosztów uzyskania przychodów poprzez amortyzację.
a. Wartość początkowa i stawki amortyzacyjne
Amortyzacja samochodu odbywa się na podstawie jego wartości początkowej. Dla samochodów osobowych standardowa stawka amortyzacyjna wynosi 20% rocznie. Oznacza to, że pełna amortyzacja pojazdu zajmuje pięć lat. Przedsiębiorca może jednak skorzystać z amortyzacji przyspieszonej w przypadku samochodów o dużym zużyciu lub pojazdów ciężarowych.
b. Ograniczenia amortyzacyjne
W przypadku samochodów osobowych obowiązuje limit amortyzacji w wysokości 150 000 zł. Jeśli wartość pojazdu przekracza tę kwotę, amortyzacji podlega jedynie część wartości odpowiadająca limitowi.
4. Koszty eksploatacyjne – Co można odliczyć?
Przedsiębiorcy mają prawo do odliczania kosztów eksploatacyjnych samochodu używanego w działalności gospodarczej. W zależności od sposobu użytkowania pojazdu, można odliczyć:
- Koszty paliwa (odliczenie VAT i uwzględnienie w kosztach),
- Koszty serwisu i napraw,
- Koszty ubezpieczenia (OC, AC, NNW),
- Koszty leasingu (raty leasingowe i opłaty dodatkowe),
- Opłaty za autostrady i parkingi,
- Mycie i konserwacja pojazdu.
W przypadku samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych, odliczenie kosztów jest pełne. Natomiast przy użytkowaniu mieszanym (prywatnym i firmowym) można odliczyć 50% kosztów eksploatacyjnych.
5. Rozliczenie samochodu prywatnego w firmie
Jeśli przedsiębiorca korzysta ze swojego prywatnego samochodu do celów firmowych, istnieją dwie główne metody rozliczenia kosztów:
a. Ewidencja przebiegu pojazdu
Przedsiębiorca może prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka), która pozwala na rozliczenie kosztów przejechanych kilometrów na cele służbowe. Stawka za kilometr jest ustalana przez Ministerstwo Infrastruktury i jest zależna od pojemności silnika pojazdu.
b. Ryczałt samochodowy
Alternatywnie, przedsiębiorca może ustalić ryczałtowy zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu w celach służbowych. Wysokość ryczałtu zależy od liczby przejechanych kilometrów i ustalonej stawki.
6. Leasing samochodu
Leasing to popularna forma finansowania samochodów firmowych. W zależności od rodzaju leasingu, przedsiębiorca może rozliczać różne wydatki:
a. Leasing operacyjny
W przypadku leasingu operacyjnego przedsiębiorca może odliczyć koszty rat leasingowych oraz wydatki związane z eksploatacją pojazdu (paliwo, serwis, ubezpieczenie). Leasing operacyjny nie wymaga amortyzacji, ponieważ samochód pozostaje własnością leasingodawcy.
b. Leasing finansowy
W leasingu finansowym samochód jest traktowany jak środek trwały, co oznacza, że podlega amortyzacji. W kosztach uzyskania przychodów można ująć odsetki od rat leasingowych oraz koszty eksploatacyjne.
7. Rozliczenie samochodu dla pracowników
Jeśli firma udostępnia samochód służbowy pracownikom do celów prywatnych, korzystanie z pojazdu podlega opodatkowaniu. Wartość takiego świadczenia jest opodatkowana jako przychód pracownika i podlega składkom na ubezpieczenia społeczne. Stawka ryczałtowa zależy od pojemności silnika samochodu i wynosi:
- 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności do 1600 cm³,
- 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności powyżej 1600 cm³.
Rozliczenie samochodu w firmie może przynieść wiele korzyści podatkowych, jednak wymaga znajomości przepisów i odpowiedniego sposobu ewidencjonowania kosztów. W zależności od tego, czy samochód jest firmowy, prywatny, czy leasingowany, obowiązują różne zasady dotyczące odliczeń VAT, amortyzacji i kosztów eksploatacyjnych. Aby optymalnie rozliczać wydatki związane z samochodem, warto skonsultować się z księgowym, który pomoże w prawidłowym prowadzeniu dokumentacji.
Dodaj komentarz