Tytuł: Czas wolny za nadgodziny – nowe przepisy, interpretacje i realne przykłady z pracy, które musisz znać
Data publikacji: 14 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 14 października 2025
Autor: Anna Kowalska, ekspert ds. prawa pracy i finansów osobistych
W 2025 roku w Kodeksie pracy pojawiły się istotne zmiany dotyczące rozliczania nadgodzin. Pracodawcy i pracownicy zyskali nowe możliwości rekompensaty za pracę ponad normę, a przepisy doprecyzowały sytuacje, w których zamiast dodatkowego wynagrodzenia można odebrać czas wolny.
Zasada wydaje się prosta: za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje rekompensata – pieniężna lub w formie wolnego czasu. Jednak diabeł tkwi w szczegółach – a tych nie brakuje. Najnowsze interpretacje Państwowej Inspekcji Pracy i sądów pracy pokazują, że sposób udzielania wolnego za nadgodziny często budzi kontrowersje.
Artykuł wyjaśnia:
- jakie przepisy obowiązują od 2024 i 2025 roku,
- jak prawidłowo rozliczać czas wolny za nadgodziny,
- jakie są różnice między inicjatywą pracodawcy a wnioskiem pracownika,
- jak wygląda to w praktyce w różnych branżach,
- oraz jakich błędów unikać w ewidencji czasu pracy.
Czytaj dalej, aby poznać najnowsze zasady i praktyczne przykłady!
Spis treści
- Czym jest czas wolny za nadgodziny?
- Nowe przepisy 2025 – co się zmieniło?
- Czas wolny z inicjatywy pracownika a pracodawcy
- Jak obliczyć czas wolny za nadgodziny – praktyczne przykłady
- Ewidencja czasu pracy – obowiązki i ryzyka
- Czas wolny a praca zdalna i elastyczny czas pracy
- Najczęstsze błędy pracodawców
- Podsumowanie i rekomendacje
Czym jest czas wolny za nadgodziny?
Czas wolny za nadgodziny to forma rekompensaty za pracę wykonywaną ponad obowiązujące normy czasu pracy, czyli ponad 8 godzin dziennie lub 40 godzin tygodniowo. Zamiast wypłaty dodatku do wynagrodzenia, pracownik może skorzystać z dni lub godzin wolnych, których ilość zależy od tego, kto inicjuje ich udzielenie.
Zgodnie z Kodeksem pracy, czas wolny może być udzielony:
- na wniosek pracownika – w proporcji 1:1 (czyli godzina wolna za godzinę nadliczbową),
- z inicjatywy pracodawcy – w proporcji 1:1,5 (czyli za każdą godzinę nadliczbową przysługuje 1,5 godziny wolnego).
To rozwiązanie często korzystne dla obu stron: pracownik może odpocząć, a firma uniknąć wyższych kosztów wypłaty dodatków za nadgodziny.
Nowe przepisy 2025 – co się zmieniło?
Nowelizacja Kodeksu pracy z końca 2024 roku doprecyzowała kilka kluczowych kwestii:
- Obowiązek ewidencji sposobu rekompensaty nadgodzin – pracodawca musi jednoznacznie wykazać, czy nadgodziny zostały rozliczone finansowo, czy poprzez czas wolny.
- Termin udzielenia czasu wolnego – wprowadzono zasadę, że wolne za nadgodziny powinno być udzielone do końca okresu rozliczeniowego, a nie dowolnie w przyszłości.
- Zgoda pracownika – jeśli to pracodawca inicjuje udzielenie czasu wolnego, musi to zrobić w taki sposób, by nie naruszyć prawa pracownika do minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego.
- Czas wolny w systemie pracy zdalnej – po raz pierwszy doprecyzowano, że zasady udzielania czasu wolnego obowiązują również pracowników zdalnych i hybrydowych.
Dzięki tym zmianom prawo pracy staje się bardziej przejrzyste, ale też bardziej wymagające dla pracodawców, którzy muszą zadbać o precyzyjną dokumentację.
Czas wolny z inicjatywy pracownika a pracodawcy
Różnica między tymi dwiema sytuacjami jest kluczowa.
- Inicjatywa pracownika: pracownik składa pisemny lub elektroniczny wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny. Pracodawca może, ale nie musi go uwzględnić. W tym przypadku przysługuje godzina wolnego za każdą godzinę nadliczbową (1:1).
- Inicjatywa pracodawcy: to pracodawca decyduje, że zamiast wypłaty udziela pracownikowi wolnego. Wówczas musi udzielić 1,5 godziny wolnego za każdą przepracowaną nadliczbową godzinę (1:1,5).
Taki układ premiuje tych pracodawców, którzy aktywnie zarządzają czasem pracy i dbają o zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym pracowników.
Jak obliczyć czas wolny za nadgodziny – praktyczne przykłady
Przykład 1: inicjatywa pracownika
Pracownik przepracował 6 godzin nadliczbowych w tygodniu. Złożył wniosek o odebranie wolnego. Otrzyma więc 6 godzin wolnego (1:1), które może wykorzystać do końca okresu rozliczeniowego.
Przykład 2: inicjatywa pracodawcy
Pracownik przepracował 4 godziny nadliczbowe. Pracodawca udziela mu wolnego z własnej inicjatywy. W takim wypadku przysługuje 6 godzin wolnego (4 × 1,5).
Przykład 3: elastyczny grafik
W firmach z systemem równoważnym (np. produkcja, logistyka) nadgodziny można zrekompensować skróceniem kolejnych dni pracy. Tu również obowiązują powyższe proporcje, ale ważne jest, by nie naruszyć minimalnych norm odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Ewidencja czasu pracy – obowiązki i ryzyka
Ewidencja czasu pracy musi uwzględniać nie tylko godziny przepracowane, ale również sposób rekompensaty. Brak jasnych zapisów może prowadzić do sporów z pracownikami lub kar ze strony PIP.
W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien prowadzić dokumentację obejmującą:
- liczbę godzin nadliczbowych,
- sposób ich rekompensaty (wypłata / wolne),
- datę udzielenia wolnego,
- podpis lub potwierdzenie pracownika.
Firmy coraz częściej korzystają z elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy, które automatycznie generują raporty zgodne z przepisami.
Czas wolny a praca zdalna i elastyczny czas pracy
Nowe realia pracy hybrydowej sprawiają, że tradycyjne pojęcie „nadgodzin” traci nieco na jednoznaczności. Pracownicy zdalni często pracują w nieregularnych godzinach, co utrudnia ustalenie, kiedy rzeczywiście doszło do przekroczenia normy czasu pracy.
Zgodnie z najnowszymi wytycznymi PIP:
- czas wolny może być udzielany również w pracy zdalnej,
- pracownik powinien mieć możliwość potwierdzenia jego wykorzystania,
- rozliczenie musi być oparte na rzetelnych danych z systemu ewidencji pracy.
To ważna zmiana, która zwiększa ochronę pracowników zdalnych i zobowiązuje firmy do większej transparentności.
Najczęstsze błędy pracodawców
- Brak ewidencji czasu pracy z podziałem na sposób rozliczenia nadgodzin.
- Udzielanie wolnego po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
- Nieuwzględnianie odpoczynku dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin).
- Zastępowanie wypłaty czasu wolnego bez zgody pracownika wbrew przepisom.
- Nieprawidłowe proporcje przeliczeniowe (1:1 zamiast 1:1,5 w przypadku inicjatywy pracodawcy).
Unikanie tych błędów to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także budowania zaufania i dobrych relacji w zespole.
Podsumowanie i rekomendacje
Czas wolny za nadgodziny to nie tylko sposób na oszczędność dla pracodawcy, ale przede wszystkim narzędzie równoważenia życia zawodowego i prywatnego. Nowe przepisy w 2025 roku zwiększają przejrzystość, ale też wymagają większej dyscypliny administracyjnej.
Najważniejsze rekomendacje:
- zawsze dokumentuj sposób rozliczenia nadgodzin,
- planuj odbiór wolnego w ramach okresu rozliczeniowego,
- przestrzegaj proporcji 1:1 i 1:1,5,
- dbaj o odpoczynek pracowników – to inwestycja w efektywność.
Zmiany w Kodeksie pracy to nie tylko obowiązek, ale i szansa – dla pracodawców, by lepiej zarządzać zasobami, i dla pracowników, by realnie zadbać o swój czas i zdrowie.
Dodaj komentarz